文書保管

文書保管に最適な設備、最新のセキュリティ、利便性の高いサービスを備えています。
また引取、閲覧に便利な名古屋都心部に立地し、お客様の大切な情報を安心してお預けいただけます。
在庫照会や書類閲覧など各種Webサービスの利用、保存期間の管理もお任せください。

サービスの特徴

契約書や申込書のほか、各種帳票や図面など、多様な書類に対応します。
お預かりした書類は、バーコード管理、ロケーション管理、保存期限管理を実施しますので、お客様の業務に合わせたサービス提供が可能です。

当社施設は、引き取りや閲覧もスムーズな名古屋都心部に位置します。
名古屋駅周辺や栄地区等のオフィス街に近く、お預かり品の引き取りや配送、閲覧に便利な立地にあります。

遠隔操作によるセキュリティロック&オートストップシステム等を搭載した専用のセキュリティカーで、集荷・配送サービスを提供します。大切な文書も安心してお預けいただけます。

入退室管理システムや所在地確認システム、遠隔監視など、最新鋭のシステムを導入しています。
不活性ガス消火設備を完備し、災害への備えも万全です。

専用システム「書庫Links」より下記のサービスをWeb上で完結することが可能です。

サービスの特徴

管理ラベル印刷機能

新規の引取をご依頼の際は、お客様ご自身で管理ラベルの発行が可能です。ラベルはPDFで出力でき、お手持ちのプリンタから印刷をしていただけます。
また、箱の中身をご入力いただくことで、内容明細を一覧でラベルに印刷することができます。印刷したラベルを見ながら箱詰めすることで中身を間違える心配もありません。
ユーザー追加・多段階性承認

お客様自身でユーザーの追加・管理ができます。ユーザーごとに依頼権限の有無を設定いただけるので、閲覧のみのユーザー設定もご利用可能です。
また、各種ご依頼の承認ルートを作成いただくことで、段階的な承認申請が可能です。
安全のセキュリティ

常時SSL対応でセキュリティ面も安心。
グローバルIPをお持ちの場合、IPフィルタリングの設定が可能です。普段ご利用いただくIPアドレスを設定いただくことでそれ以外のIPアドレスからのアクセスを禁止します。
また、ログの取得や定期的なセキュリティ診断を実施し、サイトの安全性を保ちます。

課題

契約書や申込書などの書類を、お客様の社内規定に定められた期間にわたり保管する必要がありました。従前は、お客様の複数の自社拠点で保管しており、セキュリティの強化と、保管の効率化を両立する手段を模索しておられました。
対策

複数拠点に分散した書類を、当社の書類保管センターに集約し、保存期間の管理、期間満了後の廃棄処分まで、当社にお任せいただくことを提案しました。
結果

自然災害をはじめとした各種リスクに備えた当社設備で保管することにより、安全性が大幅に強化されました。また、書類管理に関するお客様の事務負担が軽減されました。

文書保管に関するお問い合わせ先

トランクルーム部　書類保管センター
〒450-8614　愛知県名古屋市中村区名駅南2-5-5
TEL : 052-581-0416　FAX : 052-581-7210